O orçamento pode ser gerado de duas formas:
- Com origem na Inclusão rápida de PJ/PF, quando no término do formulário o usuário seleciona a opção para incluir o orçamento. Veja mais clicando aqui.
- Inclusão direta do orçamento na página de Orçamentos.
Para incluir um orçamento direto na página de orçamentos siga os passos abaixo:
- Clique em Sistema ("..." três pontinhos no menu)
- Expanda a área Comercial
- Clique em Orçamentos e clique no botão Incluir form
- Abas de navegação: o orçamento é composto por 2 abas principais, a aba Formulário com dados gerais do orçamento e a aba de Itens com os produtos ou serviços do orçamento.
- Unidade: o Sistema Axis é multi-empresa, portanto, indique a unidade que deseja realizar o orçamento.
- PJ ou PF: selecione o cliente do orçamento. Para selecionar, clique no botão "Selecione".
- Oportunidade: se você utiliza o módulo de marketing e crm, preencha os dados da oportunidade no lado direito da página. Caso não utilize, pode desprezar todos os campos do lado direito da página.
Seleção do cliente
Para selecionar o cliente é necessário que ele esteja previamente cadastrado.
Abra o pop-up de seleção de cliente e informe em Pessoa jurídica ou Pessoa física algum texto para localizar o cliente.
- Para pessoa jurídica informe parte da razão social ou do nome fantasia, ou do cnpj.
- Para pessoa física informe parte do nome, cpf ou e-mail.
Selecione a Unidade (ou endereço) do cliente, lembre-se, uma empresa pode ter mais de um endereço e pessoa física pode ter sua residência, casa de campo ou outras opções e no caso de pessoa jurídica, informe também o Representante da empresa, ou seja, o contato para quem você enviará o orçamento.
Confirme a seleção do cliente.
Dados gerais do orçamento
Preencha os dados gerais do orçamento como prazo de entrega, condições de pagamento, frete e outros.
Dica: não é necessário preencher a data de envio do orçamento. Esta data é preenchida automaticamente ao enviar o orçamento por e-mail para o cliente ou na geração do .pdf do orçamento, portanto, não se preocupe com ela.
Qual a diferença entre "Informações do cliente" e "Informações ao cliente"?
Podem ocorrer situações que o cliente solicita alguma coisa no orçamento e você precisa guardar estas informações. Utilize o campo "Informações do cliente" para isto. São as informações que o cliente te passou e normalmente você não enviará no orçamento.
Já o campo "Informações ao cliente" são informações que você deseja informar à ele e aparecem no orçamento impresso ou enviados por e-mail.
Inclusão de itens no orçamento
Um orçamento pode ser composto por produtos e/ou serviços. Existem 2 formas de inclusão de cada um deles. A inclusão normal e a inclusão rápida.
Inclusão normal de produto ou serviço
Ao clicar no botão Adicionar produto ou Adicionar serviço aparecerá o pop-up abaixo.
Você pode localizar um registro de diversas maneiras.
Localização por referência
Informe a referência e clique no botão "tab" (do teclado) ou clique fora do campo. O sistema irá localizar a referência do produto e do modelo. Se achar a referência do modelo, o mesmo já é selecionado. Caso a referência seja do produto, o sistema seleciona o produto, porém, ainda é necessário informar o modelo.
Localização por categoria > produto > modelo
Você pode ir filtrando os itens. Comece pelo dropdown de categoria, selecione a categoria desejada. O dropdown de produto será preenchido e você pode selecionar o produto desejado. Ao selecionar o produto o dropdown de modelo é preenchido, basta selecioná-lo.
Localização por auto-completar
Você também pode utilizar o campo produto e começar a digitar parte do nome do produto ou referência. O sistema irá auto-completar com as opções possíveis e você poderá selecionar o produto. Ao final, selecione o modelo.
Personalização
Você também pode personalizar a listagem de produtos ou serviços, optando por exibir a foto do item ou não. Basta ativar/desativar o checkbox no canto direito do pop-up. Esta configuração torna-se padrão. Sempre que acessar novamente a inclusão de produto ou serviço ela é mantida, mesmo após fazer o logout e login do sistema.
Inclusão rápida de produto ou serviço
Ao clicar no botão Adicionar produtos rapidamente ou Adicionar serviços rapidamente aparecerá o pop-up abaixo:
Este formato de inclusão é interessante quando você pretende informar mais de uma quantidade de um item ou pretende inserir mais de um item de uma única vez.
Informe a(s) quantidade(s) que o cliente deseja orçar
Existem segmentos de empresas que é comum o cliente orçar viação de quantidades. Você pode informar somente uma quantidade ou várias, separadas por vírgula, exemplo: 100, 200, 300
Selecione o produto ou serviço
Você pode selecionar os itens de 3 formas distintas, são elas:
- Por categoria: selecione a categoria de itens desejadas e clique em inserir. O sistema irá inserir todos os itens desta categoria já com as quantidades também cadastradas. Atenção: se o produto ou serviço tiver múltiplos modelos, todos os modelos também serão inseridos.
- Por referencia: informe no campo de referencia todas as referências desejadas separadas por vírgula. O sistema irá inserir todos os modelos nas quantidades definidas acima.
- Por produto/serviço: o campo produto ou serviço é do tipo auto-completar. Você pode informar uma parte do texto para localizar o produto. Ao selecioná-lo o sistema exibe as opções de modelos e permite a seleção de um ou mais modelos. Ao clicar em confirmar serão inseridos todos os modelos selecionados nas quantidades acima definidas.
Definição de quantidades e preços
Uma vez incluído o item, você pode alterar a quantidade de itens, inserir faixas de preço.
Quantidade
Cada linha corresponde a uma quantidade orçada, neste exemplo, 10 itens. Você pode incluir mais opções de quantidade para o cliente como 20 ou 30. Basta clicar no botão + para incluir uma nova faixa de preço.
Faixa de preço
No Sistema Axis você pode cadastrar múltiplas faixas de preço de um mesmo produto. Isto é muito comum quando são concedidos descontos de acordo com a quantidade. A faixa de preço é automaticamente selecionada.
Vamos imaginar que no sistema tenha cadastrado as seguintes faixas de preço:
| Quantidade | Preço unitário |
|---|
| 100 | R$ 5,00 |
| 200 | R$ 4,50 |
| 300 | R$ 4,00 |
Se você informar um valor de 1 a 100 o preço será R$ 5,00. De 101 a 200 o preço será R$ 4,50 e assim por diante.
Preço base x preço unitário
O preço base é o preço do item que está no banco de dados. Pode ser alterado tanto para mais, como para menos e o preço unitário pode ser igual ao preço base, maior ou menor.
Vamos imaginar que o preço de venda do item é R$ 5,00 e você deseja vender por R$ 5,00. Neste caso, ambos os campos são preenchidos automaticamente com o mesmo valor, R$ 5,00.
Porém, existem casos em que você deseja conceder um desconto. Vamos considerar 10%.
Neste caso, o preço base será R$ 5,00, mas o preço unitário será R$ 4,50. Ao gerar o orçamento o sistema irá informar o preço da seguinte forma: De R$ 5,00 por R$ 4,50.
Existem situações também que você precisa incluir um acréscimo para depois conceder um desconto. Vamos imaginar que o preço final desejado é R$ 5,00, mas com um desconto embutido de 10%. Neste caso o preço base será R$ 5,55 e o preço unitário será R$ 5,00.
Desconto
O campo desconto é útil para aplicar descontos percentuais sobre o preço base. O sistema já calcula o valor final sem a necessidade do uso de calculadora.
Margem
A margem é o cálculo do custo vs o preço de venda. É útil para empresas que utilizam a margem como indicador de quanto pode ser concedido de desconto.
Envio do orçamento ao cliente / impressão
Uma vez preparado o orçamento, chegou a hora de confirmar a inclusão (clicando no botão Confirmar) e gerar o .pdf ou enviar por e-mail.
Na aba Formulário role a página para baixo e na sessão Documentos escolha as opções desejadas. Você pode imprimir o orçamento ou enviá-lo por e-mail.
Primeiro selecione o Template de documento, o template é o formulário padrão, ele pode ser completamente personalizado por você em Sistema > Configurações > Templates de documentos.
Para imprimir o orçamento usando o template selecionado, clique em Imprimir ou se preferir você pode enviar o orçamento direto para o cliente. Neste caso, selecione o e-mail do cliente no campo "Enviar para e-mai" e/ou informe o e-mail no campo "Outro e-mail" e clique no botão Enviar.
O cliente fechou o orçamento, gere o pedido
Para gerar o pedido com base no orçamento, basta entrar no orçamento, na aba Formulário rolar para baixo e clicar no botão Gerar pedido. Selecione os itens e quantidades que o cliente comprou e clique em confirmar. O pedido será gerado automaticamente.
