O cadastro de produtos e serviços é um dos principais cadastros do sistema e é necessário para formar a base do banco de dados, afinal, toda a receita da sua empresa costuma estar relacionada a um pedido que pode ser de venda de um produto ou de um serviço ou até mesmo ambos.
O cadastro de produtos e serviços são praticamente idênticos. No geral mudam pouquíssimos campos devido a característica física do produto. Afinal, não é possível estocar um serviço, mas é perfeitamente possível estocar um produto. Portanto, as informações descritas neste tutorial se referem tanto à produtos como à serviços e para simplificação no decorrer do texto utilizaremos apenas o termo "produto", mas considere que o texto também se refere à "serviço".
A estrutura do "cadastro de produtos" segue o seguinte modelo:
1 - Categorias de produtos
2 - Cadastro do produto
3 - Cadastro do(s) modelo(s) do(s) produto(s)
Em outras palavras, o cadastro do produto é composto pelo cadastro do produto e do modelo, sendo ao menos um modelo obrigatório para cada produto e a categoria de produto que atua como um agrupador, não está diretamente relacionada ao cadastro do produto, mas serve para organizar o cadastro dos produtos.
Como exemplo vamos considerar uma fábrica de produtos personalizados.
Categorias de produtos
1 - Canetas
1.1 - Canetas metálicas
1.2 - Canetas plásticas
2 - Chaveiros
2.1 - Chaveiros metálicos
2.2 - Chaveiros plásticos
3 - Squeezes e garrafas
3.1 - Squeezes térmicos
3.2 - Garrafas com canudo
Produtos
Caneta esferográfica click
Chaveiro inox abridor de garrafa
Squeeze térmico com tampa articulada
Modelos de produtos
Caneta esferográfica plástica slim click - Azul
Caneta esferográfica plástica slim click - Preta
Chaveiro inox abrir de garrafa - Inox
Squeeze térmico com tampa articulada - Prata
Observe o item "categorias de produtos". A categoria de produto não é o cadastro de produto, mas um agrupador para os produtos. Imagine a categoria de produtos como um menu no qual as opções em cada um dos níveis são os produtos. No exemplo acima a sub-categoria "canetas plásticas" teria o produto "Caneta esferográfica plástica slim click" como um dos produtos vinculados.
Note que os produtos precisam ter ao menos um modelo. Seguindo o mesmo exemplo da "Caneta esferográfica plástica slim click" os modelos são as cores "Azul" e "Preta". Se o seu produto não tiver cor ou possuir apenas uma única cor, você pode nomear o modelo como no exemplo do "Chaveiro inox abrir de garrafa" apenas com o nome da cor, neste caso, apenas com o termo "Inox".
Os modelos também pode ter atributos que é uma atribuição organizada de características dos produtos como cor, tamanho, volume, capacidade. Este tópico será abordado em outro tutorial específico sobre atributos.
Como cadastrar um produto
Para cadastrar um produto recomendamos primeiro verificar se todas as unidades de medida de produtos que você utiliza já estão cadastrados. Para isso acesse: Sistema > Produtos > Unidades de produtos.
Por padrão o sistema vai apenas com uma unidade de medida cadastrada, sendo "Unidade (un)". Se você vende produtos por quilo, metro, peça, acesse este cadastro e informe as demais unidades que utiliza.
Uma vez cadastrada as unidades dos produtos siga apra o cadastro das categorias dos produtos (Sistema > Produtos > Categorias de produtos) e após as categorias siga para o cadastro do produto propriamente dito no menu: Sistema > Produtos > Produtos.
O cadastro do produto possui 3 abas principais, a aba formulário, a aba de categorias e a aba de modelos. É obrigatório que a aba formulário esteja preenchida e que ao menos um modelo esteja cadastrado na aba de modelos. Se o produto não tiver modelos ele não irá aparecer disponível para seleção na geração de orçamentos, pedidos, ordens de compra e assim por diante.
Na aba formulário é onde você vai informar os dados básicos do produto como nome, referência, descrição e enviar as fotos principais do produto. Na aba de categorias é onde você fará a vinculação do produto com a categoria a qual ele faz parte e por fim na aba de modelos é onde você vai cadastrar as variações do produto. Lembrando que se o seu produto não tiver variação haverá apenas um registro nesta aba.
É na aba de modelos que você irá informar o preço do produto, a unidade de medida, a classificação fiscal (NCM), CEST, grupo de tributação dentre outras informações.
Para produtos que possuem variação de cor, como no exemplo acima, a caneta possui 2 cores, sendo a azul e a preta. Se você quiser enviar a foto do produto para cada uma das cores, utilize a aba de modelos para isso. Localize o campo "enviar imagens". Ao gerar um orçamento ou pedido o sistema sempre tenta locazar primeiro a imagem do modelo e caso não exista seleciona a imagem do produto, logo, se você está gerando um arquivo em PDF de um produto cujo modelo é da cor preta, a imagem que irá aparecer será da cor preta. Caso o sistema não encontre a imagem da cor, irá exibir a imagem enviada do produto, que fica na aba formulário.
Catálogo de produtos
Uma forma visual e bem prática de visualizar seu catálogo de produtos é acessando a página de mesmo nome no menu: Sistema > Produtos > Catálogo de produtos. Nesta página você verá seu catálogo de produtos como se fosse um mini site. O menu na esquerda com sua estrutura de categorias e os produtos na parte principal da página. No detalhamento do produto no catálogo é possível visualizar as quantidades em estoque, valores, imagens e descrições.