No Sistema Axis nós tratamos clientes e fornecedores ou qualquer outro como representantes, distribuidores, fabricantes, como PJ / PF ou Pessoas Jurídicas e Pessoas Físicas.
A designação de cliente, fornecedor nós chamamos de categoria de pj/pf e você pode edita-las em Configurações > Sistema > Categorias PJ/PF.
Vamos começar
A maneira mais rápida e fácil de incluir uma nova PJ ou PF no sistema é utilizando a Inclusão rápida de PF/PJ.
Para cadastrar uma PJ ou PF, siga os passos abaixo:
- Clique em Sistema ("..." três pontinhos no menu)
- Expanda a área de PF / PJ
- Clique em Inclusão rápida PJ/PF
Ao entrar na página a primeira etapa é a pesquisa para localizar um possível cadastro que porventura já exista. Como o sistema é acessado por vários funcionários, pode ocorrer de algum funcionário já ter incluído a pessoa física ou jurídica, portanto, é conveniente realizar a pesquisa primeiro.
Informe uma parte do nome da empresa e clique no botão Pesquisar. Se é o primeiro cadastro que você está realizando no sistema, pode clicar no botão Pular.
- Tipo de cadastro: Selecione o tipo de cadastro que deseja realizar. Se pessoa jurídica ou física
- Segmento: este campo não é obrigatório. Ao seleciona-lo você indica que deseja cadastrar a oportunidade de marketing. Ela está relacionada ao módulo de marketing. Se esta não é sua intensão agora, não precisa selecionar nada.
- Razão social: ao começar a digitar o texto, o software irá exibir cadastros com nomes similares. Esta é mais uma oportunidade para evitar a inclusão de registros duplicados no sistema.
- CNPJ: se seu sistema já possui o certificado A1 da sua empresa, você poderá informar o CNPJ e o sistema tentará localizar o cadastro da empresa na SEFAZ (Secretaria da Fazenda do seu estado) e irá completar todos os dados de endereço automaticamente.
- Categorias: informe a categoria a qual a empresa pertence. Lembre-se, estas categorias não são fixas e você pode edita-las como achar melhor.
Prossiga o cadastro normalmente.
CEP: você pode informar o CEP e clicar no botão Consultar. O sistema irá buscar no sistema dos Correios o endereço completo.
Dados do contato: preencha os dados do contato.
O que você deseja fazer? A inclusão rápida é muito prática, você pode escolher entre:
- Manter em inclusão rápida: ideal quando você está realizando vários cadastros em sequência.
- Cadastro de PJ/PF: ir para o cadastro da PJ/PF ideal quando você precisa cadastrar mais de uma unidade da empresa ou mais de um contato.
- Inclusão de orçamento: o sistema cadastra a empresa ou pessoa física, cadastra o orçamento e já encaminha você para a página de orçamento. É muito prático e você já pode iniciar o orçamento.
- Inclusão de pedido: o sistema cadastra a empresa ou pessoa física, cadastra o pedido e já encaminha você para a página de pedidos.
Recomendações adicionais
Qual a diferença entre o telefone da empresa e o telefone do contato?
Normalmente o telefone da empresa é o telefone principal ou a central de PABX. O telefone do contato é o ramal direto do seu contato na empresas.
Qual a diferente entre o e-mail da empresa e o e-mail do contato?
Normalmente o e-mail da empresa é o e-mail corporativo, exemplo: contato@empresa.com.br ou sac@empresa.com.br. Já o e-mail do contato é seu e-mail direto. Por vezes em empresas menores o e-mail corporativo e do contato são os mesmos. Não tem problema nenhum, pode duplica-los.
Que tal caprichar no cadastro?
O texto que você digitar no cadastro será utilizado em todo o sistema, nos orçamentos enviados, nos pedidos impressos, nas notas fiscais. Padronize uma formatação para sua empresa e instrua seus funcionários para respeitá-las. Fica muito mais bonito para o cliente o texto padronizado.