No sistema, todos os cadastros de pessoas físicas ou jurídicas seguem uma estrutura única e padronizada, independentemente do papel que essa pessoa exerce no negócio. Clientes, fornecedores, transportadoras, concorrentes ou qualquer outro tipo de relacionamento - são sempre cadastrados como PF (Pessoa Física) ou PJ (Pessoa Jurídica).
Ou seja, não existe um cadastro separado para cliente, fornecedor ou transportadora. A distinção está apenas no tipo de pessoa (PF ou PJ) e nos vínculos que ela pode assumir dentro do sistema.
- PF é a abreviação de Pessoa Física
- PJ é a abreviação de Pessoa Jurídica
Essa padronização garante maior consistência, evita duplicidade de informações e facilita a manutenção e a evolução dos cadastros ao longo do tempo.
Estrutura do módulo de cadastro de PJ e PF
A seguir está a estrutura hierárquica utilizada pelo sistema para cada tipo de cadastro.
Pessoa Jurídica (PJ)
1. Cadastro da PJ
Contém apenas as informações gerais da empresa, como:
- Razão social
- Nome fantasia
2. Unidade da PJ
Representa a matriz ou as filiais da empresa. Cada unidade possui:
- Endereço
- CNPJ
- Inscrição estadual
- Telefones
- E-mails
3. Contato da PJ
Refere-se às pessoas que trabalham ou representam a empresa, contendo:
- Nome do funcionário
- RG
- CPF
4. Unidade do contato da PJ
Permite cadastrar um ou mais endereços e meios de contato para cada pessoa:
- Endereço
- Telefones
- E-mails
5. Grupos de pessoas jurídicas
Utilizados para agrupar empresas distintas que pertencem a um mesmo grupo corporativo.
Pessoa Física (PF)
1. Cadastro da PF
Contém os dados principais da pessoa:
- Nome
- RG
- CPF
2. Unidade da PF
Representa os endereços e meios de contato da pessoa física:
- Endereço
- Telefones
- E-mails
Níveis de cada tipo de cadastro
Observando a estrutura acima, é possível identificar claramente os níveis de cada cadastro:
Cadastro de Pessoa Jurídica (PJ) - 4 níveis
1. Pessoa jurídica
2. Unidade da pessoa jurídica (uma ou mais unidades)
3. Contato da pessoa jurídica (um ou mais contatos)
4. Unidade do contato (uma ou mais unidades por contato)
Cadastro de Pessoa Física (PF) - 2 níveis
1. Pessoa física
2. Unidade da pessoa física (uma ou mais unidades)
Cadastro de Pessoa Jurídica (PJ)
No sistema, a matriz e todas as filiais de uma mesma empresa são cadastradas dentro de um único registro de pessoa jurídica. Ou seja, existe uma única PJ que funciona como um “cadastro principal”, e dentro dela são criadas as unidades correspondentes à matriz e às filiais.
- Se a empresa não possui filiais, haverá apenas uma unidade cadastrada.
- Se a empresa possui filiais, todas elas ficarão vinculadas à mesma PJ, cada uma como uma unidade distinta.
Em situações excepcionais, pode ocorrer de matriz e filiais possuírem nomes fantasia diferentes, mas, na maioria dos casos, todas as unidades compartilham o mesmo nome fantasia e razão social.
Matriz e filial e a estrutura do CNPJ
O principal elemento que diferencia matriz e filial é o CNPJ.
A estrutura de um CNPJ é a seguinte: 00.000.000/XXXX-00
O trecho XXXX é justamente o identificador que indica se a empresa é matriz ou filial:
- 0001 ? Matriz
- 0002 ? Filial
- 0003, 0004, e assim por diante ? Demais filiais
É comum ouvir a expressão “mil ao contrário” em conversas telefônicas, referindo-se exatamente a essa parte do CNPJ que define se a unidade é matriz ou filial.
Regras importantes sobre o cadastro de CNPJ
O sistema não permite o cadastro do mesmo CNPJ em empresas diferentes.
Além disso, ele realiza uma validação pelo prefixo do CNPJ (a parte 00.000.000) antes de permitir a inclusão de um novo registro.
Isso significa que:
- Se já existir uma empresa cadastrada com o mesmo prefixo de CNPJ, o sistema não permitirá criar uma nova PJ.
- Para cadastrar uma nova filial, você deverá:
- Acessar o cadastro da PJ já existente
- Clicar no botão “Incluir unidade”, ou
- Utilizar a inclusão rápida de unidade, disponível na aba “Unidades” do cadastro da PJ
Essa regra garante a integridade dos dados e evita duplicidade de cadastros.
Organização dos dados dentro do cadastro da PJ
Como o cadastro da PJ funciona como um “guarda-chuva” que agrupa todas as unidades da empresa, você perceberá que informações como:
- CNPJ
- Endereço
- Telefones
- E-mails
são sempre cadastradas nas unidades da PJ, e não no cadastro principal.
Por esse motivo, o cadastro “mãe” da pessoa jurídica contém apenas informações gerais, como:
- Razão social
- Nome fantasia
Já os dados operacionais e fiscais ficam concentrados nas unidades, pois podem variar entre matriz e filiais.
Contatos e unidades de contato
Essa estrutura também permite um alto grau de flexibilidade no cadastro de contatos. Dentro de uma mesma empresa, é possível:
- Cadastrar vários contatos
- Para cada contato, cadastrar mais de um endereço
Por exemplo:
- Endereço do contato na empresa
- Endereço residencial do contato
Apesar dessa possibilidade, recomenda-se não granularizar excessivamente o cadastro, mantendo apenas os dados realmente necessários para a operação e o relacionamento comercial.
Diferença entre matriz/filial e grupos corporativos
É importante não confundir matriz e filial com grupos corporativos.
Matriz e filial
- Possuem sempre o mesmo prefixo de CNPJ
- São, legalmente, a mesma empresa
Grupos corporativos
-São formados por empresas diferentes, com CNPJs distintos
- Pertencem a um mesmo controlador ou conglomerado empresarial
Exemplo: um grupo empresarial pode possuir várias empresas independentes, cada uma com seu próprio CNPJ, mas todas fazem parte do mesmo grupo econômico.
Nesse caso, no sistema:
1. Você cria um Grupo de Pessoa Jurídica no menu PJ e PF
2. Em seguida, vincula cada uma das empresas a esse mesmo grupo
Isso facilita a gestão e a visualização de relacionamentos entre empresas do mesmo conglomerado.
Cadastro de Pessoa Física (PF)
O cadastro de pessoa física é mais simples quando comparado ao de pessoa jurídica.
Ele é composto por:
- Um cadastro principal com:
* Nome
* RG
* CPF
* Data de nascimento
- Suas respectivas unidades
Normalmente, a pessoa física possui apenas uma unidade, geralmente o endereço residencial. No entanto, o sistema permite o cadastro de múltiplas unidades, como por exemplo:
- Endereço residencial
- Casa de praia
- Casa de campo
- Outro endereço relevante
Essa flexibilidade permite adaptar o cadastro à realidade de cada situação, sem comprometer a organização dos dados.