Quando você inicia o preenchimento de uma nova nota (NFe), o sistema salva ela no banco de dados e define seu status como "Preparada".
Esta nota embora esteja preparada ainda não possui um número atribuído. O número somente é atribuído no momento em que você clicar no botão "Enviar à SEFAZ". Neste momento o software atribui o número e transmite-a para a SEFAZ.
Os retornos possíveis são:
- Autorizada: tudo certo, sua nota já foi processada pela SEFAZ. Você pode imprimir o PDF e enviá-lo ao cliente juntamente com o XML.
- Processando: por alguma lentidão a nota fica como processando, você pode utilizar o botão "consultar" para acompanhar o andamento do processamento e "consultar processamento" para atualizar o status da NFe no sistema.
- Rejeição: por algum motivo sua nota foi rejeitada.
Sempre que houver rejeição você deve editar a nota alterando sua configuração ou dados no sistema (dados do cliente, volume ou outro) até resolver o problema e autorizá-la junto a SEFAZ. Nunca gere uma nova nota. Se você gerar uma nova nota o sistema irá atribuir um novo número e você irá incorrer em pulo de numeração, sendo necessário realizar o procedimento de inutilização de número.
As alterações tributárias na nota como CFOP, ICMS, IPI, PIS, COFINS ou outro são aplicadas imediatamente na NFe, portanto, basta corrigir a informação e retransmitir a NFe para a SEFAZ, porém, existe informações que vem do cadastro base do sistema, como origem da mercadoria, ncm, inscrição estadual do cliente e informações de volume.
O sistema segue o seguinte conceito:
Caso alguma informação alterada possa afetar a tributação como origem da mercadoria, ncm, inscrição estadual, a nota precisa ser recriada. Esta é uma ação humana que você faz para atualizar os dados, estando assim ciente das mudanças incorridas nos cadastros.
Caso seja uma informação que não afete a tributação, como informar número de volumes, espécie, peso líquido e bruto, estes dados são atualizados automaticamente, sem a necessidade de recriar a nota.
Resumindo: sempre que alterar algo que possa mudar a tributação da sua nota, recrie-a. Caso seja um dado não crítico, basta salvar a nota que o sistema atualiza a NFe automaticamente.
Ressalva: caso você envie várias vezes uma mesma nota para a SEFAZ com erro, a SEFAZ poderá bloquear seu CNPJ por algum período de tempo. Portanto, tenha certeza das alterações, fale com seu contador e evite enviar várias vezes uma mesma nota com erro.